Hoe werkt een ATS (Applicant Tracking System) voor logistieke recruitment?

Wat is een ATS precies?

Een Applicant Tracking System (ATS) is software die het volledige wervings- en selectieproces digitaliseert en automatiseert. Van het publiceren van vacatures tot het archiveren van kandidaatgegevens. Het systeem fungeert als een centrale database waarin alle sollicitaties, kandidaatprofielen en communicatie worden opgeslagen en beheerd.

De kernfuncties van een ATS

Vacaturebeheer
Je maakt een vacature één keer aan in het systeem en publiceert deze vervolgens met één druk op de knop naar meerdere kanalen: je eigen website, jobboards (zoals Indeed, Jobbird, Monsterboard), LinkedIn en sociale media.

Kandidatenbibliotheek
Alle binnenkomende sollicitaties worden automatisch in het systeem opgeslagen. Geen losse Word-documenten of e-mails meer. Elke kandidaat krijgt een profiel met cv, motivatie, correspondentie en notities.

Automatische filtering
Het ATS scant inkomende cv’s op relevante zoekwoorden en kwalificaties. Zo kunnen kandidaten die niet voldoen aan basiseisen automatisch worden uitgefilterd of krijgen kandidaten met de juiste certificaten (zoals VCA of een heftruckcertificaat) prioriteit.

Communicatie en planning
Verstuur automatisch bevestigingsmails, uitnodigingen voor gesprekken en afwijzingen. Plan interviews in met geïntegreerde agenda’s en stuur kandidaten herinneringen.

Samenwerking tussen collega’s
Hiring managers, recruiters en teamleiders kunnen allemaal inloggen, feedback achterlaten op kandidaten en samen beslissingen nemen. Iedereen heeft toegang tot dezelfde informatie.

Rapportages en analyses
Krijg inzicht in je wervingsproces: hoeveel kandidaten solliciteren, welke kanalen leveren de beste kandidaten op, hoe lang duurt het gemiddelde wervingsproces, wat zijn de kosten per aanname?

Waarom logistieke bedrijven baat hebben bij een ATS

Hoge wervingsvolumes

Logistieke bedrijven werven vaak grote aantallen medewerkers tegelijk. Een nieuw distributiecentrum gaat open en heeft honderd orderpickers nodig. Een piekseizoen staat voor de deur en er moeten dertig flexkrachten komen. Een ATS helpt deze volumes te managen zonder dat het chaotisch wordt.

Snelheid is cruciaal

In de logistiek gaat het snel. Als een goede chauffeur solliciteert, moet je binnen 48 uur reageren, anders is hij al bij de concurrent. Een ATS zorgt dat je direct actie kunt ondernemen: kandidaten screenen, hiring managers informeren, gesprekken inplannen.

Hoog personeelsverloop

Door het hoge verloop in de sector moet je continu werven. Een ATS helpt om talent pools op te bouwen: kandidaten die nu niet passen, maar over een half jaar wel. Of kandidaten die afwijzen, maar later toch interesse hebben. Je verliest niemand meer uit het oog.

Diversiteit aan functies

Van magazijnmedewerker tot supply chain manager, van chauffeur tot teamleider: de functies in logistiek zijn divers. Elk met eigen eisen en competenties. Een ATS helpt om per functie specifieke wervingsprocessen in te richten met aangepaste vragenlijsten, screeningscriteria en beoordelingsformulieren.

Compliance en wet- en regelgeving

In transport en logistiek zijn certificaten belangrijk: VCA, chauffeursdiploma’s, ADR, heftruckbewijs. Een ATS kan automatisch controleren of kandidaten deze certificaten hebben en wanneer ze verlopen. Ook de AVG (privacywetgeving) wordt makkelijker nageleefd: kandidaatgegevens worden automatisch verwijderd na een ingestelde periode.

Hoe werkt een ATS stap voor stap?

Stap 1: Vacature aanmaken

Je logt in op het ATS en maakt een nieuwe vacature aan. Je vult de functietitel in (bijvoorbeeld “Teamleider Warehouse”), beschrijft de functie, voegt eisen toe (MBO niveau 4, minimaal 3 jaar ervaring, heftruckcertificaat) en bepaalt het salaris en de arbeidsvoorwaarden.

Het systeem biedt vaak templates aan voor veelvoorkomende functies, zodat je niet elke keer opnieuw hoeft te beginnen. Voor een teamleider magazijn kun je bijvoorbeeld een standaardtemplate gebruiken en alleen de specifieke details van jouw bedrijf aanpassen.

Stap 2: Vacature publiceren

Met één klik publiceer je de vacature naar meerdere kanalen. Het ATS stuurt de vacature automatisch door naar:

• Je eigen carrièresite
• Jobboards zoals Indeed, Nationale Vacaturebank, Jobbird
• LinkedIn
• Sociale media (Facebook, Instagram)
• Branchespecifieke platforms (zoals logistieke vacaturesites)

Sommige ATS-systemen hebben integraties met duizenden jobboards wereldwijd. Zo bereik je met minimale inspanning een maximaal bereik.

Stap 3: Sollicitaties binnenhalen

Kandidaten solliciteren via verschillende kanalen. Het ATS verzamelt alle sollicitaties in één centrale database. Of iemand nu solliciteert via Indeed, LinkedIn of je eigen website, alles komt op dezelfde plek terecht.

Zodra een kandidaat solliciteert, ontvangt deze automatisch een bevestigingsmail: “Bedankt voor je sollicitatie. We nemen binnen 5 werkdagen contact met je op.” Dit verbetert de kandidaatervaring en voorkomt dat mensen twijfelen of hun sollicitatie is aangekomen.

Stap 4: Screening en filtering

Het ATS scant inkomende cv’s op zoekwoorden, functietitels, opleidingen en certificaten. Je kunt filters instellen:

• Alleen kandidaten met minimaal 2 jaar ervaring als teamleider
• Alleen kandidaten met een geldig VCA-certificaat
• Alleen kandidaten die binnen 30 kilometer van de locatie wonen

Kandidaten die aan de basiseisen voldoen, krijgen een hogere score. Kandidaten die niet voldoen aan harde eisen (zoals een verplicht certificaat) worden apart gezet voor later of direct afgewezen.

Stap 5: Beoordeling en selectie

Nu komt het menselijke werk. Jij en je collega’s bekijken de geselecteerde kandidaten. Het ATS toont per kandidaat:

• Het cv en de motivatiebrief
• Welke eisen ze wel/niet vervullen
• Een score op basis van de match met de functie
• Notities van collega’s die de kandidaat al hebben bekeken

Je kunt kandidaten beoordelen, notities toevoegen en ze doorschuiven naar de volgende fase (telefonisch interview, gesprek op locatie, assessment).

Stap 6: Communicatie en planning

Je selecteert vijf kandidaten voor een eerste gesprek. Het ATS stuurt automatisch een uitnodiging met beschikbare tijdsloten. Kandidaten klikken op een tijdslot dat hen schikt, en de afspraak wordt meteen ingepland in jullie agenda’s.

Voor kandidaten die afvallen, stuurt het systeem een vriendelijke afwijzing: “Helaas hebben we voor een andere kandidaat gekozen. We bewaren je gegevens voor toekomstige vacatures.”

Stap 7: Beslissing en aanbod

Na de gesprekken bespreken jullie met het team wie de beste kandidaat is. In het ATS kunnen hiring managers en collega’s feedback achterlaten:

• “Goed gesprek, sterk op planning, zwak op conflicthantering”
• “Gemotiveerd, past goed bij het team, zou graag doorgroeien”
• “Veel ervaring, maar verwachtingen over salaris liggen te hoog”

Jullie kiezen samen de beste kandidaat. Het ATS genereert een arbeidsvoorwaardenbrief op basis van templates, die je direct naar de kandidaat kunt sturen.

Stap 8: Onboarding en archivering

De kandidaat accepteert het aanbod. Het ATS houdt de nieuwe medewerker actief tot de startdatum en kan onboardingtaken koppelen: stuur informatie over de eerste werkdag, zorg dat de administratie klaar is, nodig de nieuwe collega uit voor een rondleiding.

Kandidaten die zijn afgewezen, blijven in de talentpool. Over zes maanden heb je weer een vergelijkbare vacature? Dan kun je direct contact opnemen met kandidaten die toen net niet de beste keuze waren.

Voordelen van een ATS voor logistieke recruitment

Tijdsbesparing

Geen handmatig kopiëren van cv’s meer, geen losse e-mails doorsturen, geen Post-its met notities. Alles staat centraal. Recruiters besparen gemiddeld 10-15 uur per week door automatisering van administratieve taken.

Betere kandidaatervaring

Snelle reacties, duidelijke communicatie, professionele uitstraling. Kandidaten waarderen bedrijven die snel en transparant communiceren. Een ATS helpt je om binnen 24-48 uur te reageren op elke sollicitatie.

Hogere kwaliteit aannames

Door gestructureerde beoordelingen en samenwerking tussen collega’s kies je bewuster. Je vergelijkt kandidaten objectief op basis van criteria, niet op basis van buikgevoel of wie als eerste solliciteerde.

Geen talent meer kwijtraken

Die uitstekende orderpicker die vorig jaar solliciteerde maar toen net te laat was? Die zit nog in je ATS. Bij een nieuwe vacature kun je direct contact met hem opnemen.

Betere samenwerking

Recruiters, hiring managers, teamleiders en HR werken samen in één systeem. Iedereen ziet dezelfde informatie, kan feedback geven en meedenken. Geen lange e-mailthreads of miscommunicatie meer.

Data-gedreven werven

Je ziet exact welke wervingskanalen de beste kandidaten opleveren. Indeed levert misschien veel sollicitaties, maar LinkedIn levert betere kwaliteit. Je kunt je budget slimmer inzetten en je strategie aanpassen op basis van cijfers.

AVG-compliance

Kandidaatgegevens worden automatisch verwijderd na een vooraf ingestelde periode (bijvoorbeeld 4 weken na afwijzing of 1 jaar als iemand in de talentpool blijft). Dit voorkomt AVG-boetes en beschermt de privacy van kandidaten.

Veelvoorkomende uitdagingen (en hoe je ze oplost)

“Een ATS is te complex voor ons kleine team”

Moderne ATS-systemen zijn gebruiksvriendelijk en schaalbaar. Je hoeft niet alle functies meteen te gebruiken. Begin met de basis: vacatures publiceren, sollicitaties verzamelen, communicatie automatiseren. Je kunt altijd uitbreiden naarmate je team groeit.

“We werven vooral via ons netwerk en hebben geen ATS nodig”

Netwerkrecruitment is waardevol, maar niet voldoende in een krappe arbeidsmarkt. Een ATS helpt je om ook buiten je netwerk te zoeken en talent te vinden dat je anders zou missen. Bovendien kun je netwerkkandidaten ook in het ATS zetten om alles op één plek te hebben.

“Onze hiring managers willen geen nieuw systeem leren”

Kies een ATS met een intuïtieve interface. De beste systemen zijn zo simpel dat je collega’s binnen 15 minuten begrijpen hoe het werkt. Investeer in goede training en laat zien hoe het hun werk makkelijker maakt (minder e-mails, snellere beslissingen).

“We hebben al een HR-systeem, waarom nog een ATS?”

HR-systemen (zoals Afas, Nmbrs, Visma) zijn bedoeld voor personeelsadministratie: contracten, salarissen, verlof. ATS-systemen focussen op werving. Sommige HR-systemen hebben een recruitmentmodule, maar die is vaak beperkter dan een dedicated ATS. Veel bedrijven gebruiken beide: een ATS voor werving, een HR-systeem voor administratie.

“We werken met een recruitmentbureau, hebben we dan een ATS nodig?”

Ja, zeker als je ook intern werft. Een ATS helpt je om interne en externe werving bij te houden, recruitmentbureaus toegang te geven tot het systeem en te rapporteren over de kosten en resultaten per kanaal.

Welke ATS-systemen zijn er?

Voor kleinere logistieke bedrijven (1-50 medewerkers)

Recruitee
Gebruiksvriendelijk, betaalbaar (vanaf €199 per maand), goede integraties met jobboards. Geschikt voor bedrijven die net beginnen met gestructureerd werven.

JOIN
Gratis basisversie, makkelijk te gebruiken, goede templates voor logistieke functies. Ideaal om mee te starten zonder grote investering.

Homerun
Nederlandse aanbieder, focus op employer branding en kandidaatervaring. Vanaf €149 per maand.

Voor middelgrote bedrijven (50-250 medewerkers)

Greenhouse
Uitgebreide functionaliteit, sterke focus op data en analyses, goede samenwerkingsfuncties. Vanaf €500 per maand.

Lever
Moderne interface, sterke CRM-functionaliteit (voor talentpools en nurturing), goede mobiele app. Vanaf €400 per maand.

SmartRecruiters
Schaalbaar, goede integraties met HR-systemen, sterke rapportagemogelijkheden. Op maat gemaakt pricing.

Voor grote logistieke organisaties (250+ medewerkers)

Workday Recruiting
Onderdeel van het Workday HR-platform, enterprise-niveau, uitgebreide compliance en analytics. Vanaf €1.000 per maand.

SAP SuccessFactors
Volledig geïntegreerd HR- en recruitmentplatform, geschikt voor internationale organisaties met complexe structuren.

Oracle Taleo
Enterprise ATS met uitgebreide functionaliteit, sterke rapportages en compliance. Voor grote organisaties met hoge wervingsvolumes.

Branchespecifieke opties

Connexys
Nederlandse aanbieder met focus op staffing en uitzendbureaus. Sterke functionaliteit voor het beheren van grote talentpools. Veel gebruikt in logistiek.

Bullhorn
Populair bij recruitmentbureaus en uitzendbureaus. Sterke focus op commerciële recruitment.

Hoe kies je het juiste ATS voor jouw logistieke bedrijf?

Stap 1: Bepaal je behoeften

Hoeveel vacatures heb je gemiddeld open staan? Hoeveel sollicitaties ontvang je per maand? Hoeveel collega’s gaan het systeem gebruiken? Wat zijn je grootste pijnpunten in het huidige wervingsproces?

Stap 2: Stel prioriteiten

Wat moet het ATS absoluut kunnen? Denk aan:

• Integratie met je huidige HR-systeem
• Publiceren naar specifieke jobboards die jij gebruikt
• Mobiele toegang (voor hiring managers die op de werkvloer werken)
• Automatische filtering op certificaten
• Rapportages over wervingskanalen

Stap 3: Vergelijk systemen

Maak een longlist van 5-7 systemen die aan je basiseisen voldoen. Vraag demo’s aan en laat meerdere collega’s (recruiter, hiring manager, HR) meekijken. Test de gebruiksvriendelijkheid: hoe snel snap je het systeem?

Stap 4: Check referenties

Vraag de ATS-aanbieders om referenties van logistieke bedrijven die het systeem gebruiken. Bel deze bedrijven en vraag naar hun ervaringen. Wat werkt goed? Wat zijn beperkingen? Hoe is de klantenservice?

Stap 5: Bereken de ROI

Wat kost het systeem per jaar (inclusief implementatie, training, licenties)? Hoeveel tijd bespaar je ermee? Hoeveel sneller vul je vacatures? Hoeveel beter worden je aannames? Reken door wat de return on investment is.

Stap 6: Start met een pilot

Veel ATS-aanbieders bieden een proefperiode van 14-30 dagen. Test het systeem met een paar echte vacatures. Betrek collega’s erbij en verzamel feedback. Pas als iedereen overtuigd is, ga je over tot volledige implementatie.

Implementatie van een ATS: praktische tips

Stap 1: Kies een projectleider

Iemand moet verantwoordelijk zijn voor de implementatie. Dit is vaak de HR-manager of een senior recruiter. Deze persoon coördineert de implementatie, communiceert met de leverancier en zorgt dat iedereen meedoet.

Stap 2: Stel een implementatieteam samen

Betrek mensen uit verschillende functies: recruitment, HR, IT, hiring managers. Iedereen moet input geven over hoe het systeem het beste kan worden ingericht.

Stap 3: Migreer bestaande data

Heb je nog cv’s in mappen op je computer? Kandidaten in Excel? Migreer deze data naar het nieuwe ATS. De meeste systemen bieden import-functionaliteit of helpen met de migratie.

Stap 4: Richt het systeem in

Maak templates voor vacatureteksten, e-mails en beoordelingsformulieren. Stel wervingsprocessen in per functiegroep. Configureer integraties met jobboards en je HR-systeem.

Stap 5: Train je team

Organiseer trainingen voor iedereen die het systeem gaat gebruiken. Recruiters krijgen een uitgebreide training, hiring managers een korte introductie. Zorg voor handleidingen en video’s die mensen later kunnen raadplegen.

Stap 6: Start met een pilot

Test het systeem eerst met een paar vacatures voordat je alles overzet. Verzamel feedback, los kinderziektes op en pas de instellingen aan waar nodig.

Stap 7: Communiceer naar kandidaten

Informeer lopende kandidaten dat je overstapt naar een nieuw systeem. Leg uit wat dat betekent (snellere reacties, betere communicatie) en zorg dat niemand tussen wal en schip valt.

Stap 8: Monitor en optimaliseer

De eerste maanden na de implementatie: blijf scherp. Wat werkt goed? Waar lopen collega’s tegenaan? Welke processen kunnen efficiënter? Blijf het systeem optimaliseren op basis van feedback.

Best practices voor ATS-gebruik in logistiek

Gebruik kandidaatvragen strategisch

Voeg screeningsvragen toe aan je sollicitatieformulier die helpen om snel te filteren:

• Heb je een geldig VCA-certificaat? (Ja/Nee)
• Hoeveel jaar ervaring heb je als teamleider? (0-2 / 3-5 / 5+)
• Ben je beschikbaar voor 3-ploegendienst? (Ja/Nee)
• Binnen hoeveel kilometer van [locatie] woon je? (0-15 / 15-30 / 30+)

Deze vragen helpen je om binnen een minuut te zien of iemand past.

Bouw talentpools op per functiecategorie

Maak aparte talentpools voor:

• Chauffeurs (CE, ADR, distributie)
• Magazijnpersoneel (orderpickers, reachtruckchauffeurs)
• Leidinggevenden (teamleiders, shiftleaders)
• Specialisten (planners, WMS-beheerders)

Zo kun je bij een nieuwe vacature direct de juiste pool raadplegen.

Automatiseer standaardcommunicatie

Stel automatische e-mails in voor:

• Bevestiging van sollicitatie (binnen 5 minuten)
• Uitnodiging voor gesprek (met keuzeopties voor tijdsloten)
• Afwijzing na eerste screening (binnen 1 week)
• Afwijzing na gesprek (binnen 3 dagen)
• Acceptatie en volgende stappen

Dit bespaart tijd en verbetert de kandidaatervaring.

Werk met beoordelingsrubrieken

Maak voor elke functie een gestandaardiseerd beoordelingsformulier met criteria zoals:

• Relevante werkervaring (1-5 sterren)
• Technische kennis (1-5 sterren)
• Communicatievaardigheden (1-5 sterren)
• Culturele fit (1-5 sterren)
• Motivatie en ambities (1-5 sterren)

Zo beoordeel je kandidaten objectief en consistent.

Meet je resultaten

Track deze KPI’s in je ATS:

• Time to hire (gemiddelde tijd van vacature plaatsen tot aanbod accepteren)
• Cost per hire (totale wervingskosten gedeeld door aantal aannames)
• Source of hire (welke kanalen leveren de beste kandidaten?)
• Offer acceptance rate (hoeveel procent van je aanbiedingen wordt geaccepteerd?)
• Quality of hire (hoe presteren nieuwe medewerkers na 6-12 maanden?)

Gebruik deze data om je wervingsstrategie te verbeteren.

Veelgestelde vragen

Hoeveel kost een ATS?
De prijzen variëren van gratis basisversies tot €1.000+ per maand voor enterprise-oplossingen. Voor een middelgroot logistiek bedrijf (50-100 medewerkers) reken je op €300-600 per maand. Implementatiekosten komen daar vaak bovenop (€1.000-5.000 eenmalig).

Hoe lang duurt de implementatie?
Afhankelijk van de complexiteit van je organisatie en het gekozen systeem: 2-12 weken. Kleinere systemen zijn in 1-2 weken operationeel, grotere enterprise-oplossingen kunnen 3 maanden duren.

Kan ik mijn huidige vacatures overzetten?
Ja, de meeste ATS-systemen bieden import-functionaliteit. Je kunt bestaande vacatures en kandidaatgegevens migreren. Sommige leveranciers helpen hierbij.

Werkt een ATS ook voor uitzendkrachten en flexwerkers?
Ja, veel ATS-systemen hebben functionaliteit voor het beheren van flexwerkers, uitzendpools en tijdelijke contracten. Sommige zijn zelfs speciaal ontworpen voor staffing.

Moet ik nog steeds met recruitmentbureaus werken als ik een ATS heb?
Een ATS vervangt geen recruitmentbureau, maar maakt je interne werving efficiënter. Je kunt recruitmentbureaus toegang geven tot je ATS, zodat ze direct kandidaten kunnen toevoegen en je alles op één plek hebt.

Hoe zit het met privacy en AVG?
Goede ATS-systemen zijn AVG-proof: kandidaatgegevens worden automatisch verwijderd na een vooraf ingestelde periode, kandidaten kunnen hun gegevens inzien en verwijderen, en je houdt een logboek bij van wie toegang heeft tot welke data.

Klaar om je wervingsproces te verbeteren?

Een ATS is geen luxe meer, maar noodzaak in een krappe arbeidsmarkt. Het helpt je om sneller, effectiever en professioneler te werven. Je bespaart tijd, verbetert de kandidaatervaring en maakt betere aannames.

De investering verdient zich terug: door sneller vacatures te vullen, minder tijd kwijt te zijn aan administratie en betere kwaliteit medewerkers aan te nemen. Voor logistieke bedrijven die structureel worstelen met personeelstekorten is een ATS een game-changer.

Wil je weten welk ATS het beste past bij jouw organisatie? Of heb je hulp nodig bij de implementatie? Bij Lupo kennen we de logistieke sector door en door. We denken graag met je mee over hoe je je wervingsproces naar een hoger niveau tilt.

Lupo doet goed.