Hoe schakel je een recruitmentbureau voor logistiek in?

Wanneer is het slim om een recruitmentbureau in te schakelen?

Je hebt het zelf geprobeerd zonder resultaat

Je hebt vacatures geplaatst op Indeed, Jobbird en LinkedIn. Tientallen reacties, maar weinig bruikbare kandidaten. De cv’s zijn generiek, mensen hebben niet de juiste ervaring of het salaris dat ze verwachten ligt boven je budget. Na weken zoeken ben je nog niet verder.

Dit is het moment om externe hulp in te schakelen. Een recruitmentbureau weet waar de juiste kandidaten te vinden zijn en hoe je ze overtuigt.

Je zoekt specialistische of schaarse profielen

Sommige functies zijn moeilijk in te vullen:

• Een warehouse manager met ervaring in geautomatiseerde warehouses en koelcellen
• Een supply chain manager met internationale ervaring
• Een WMS-specialist die implementaties kan begeleiden
• Een teamleider met specifieke branche-ervaring zoals FMCG of e-commerce

Deze profielen vind je niet via standaard vacaturekanalen. Een recruitmentbureau met een sterk netwerk kan deze kandidaten wel bereiken.

Je wilt snel schakelen

Een acute uitval, onverwachte groei of een nieuw project: soms moet het snel. Een recruitment partner die direct kan schakelen en binnen twee weken kandidaten voorstelt, bespaart je stress en kosten.

Je wilt investeren in kwaliteit, niet in hoeveelheid

Je zoekt niet zomaar iemand. Je zoekt iemand die past bij je team, die de cultuur begrijpt, die blijft en doorgroeit. Kwaliteit boven kwantiteit. Een goed recruitmentbureau focust op die match.

Hoe werkt het proces met een recruitmentbureau?

Intakegesprek: de basis voor succes

Het begint met een grondig intakegesprek. Een goede recruiter stelt vragen die verder gaan dan de functieomschrijving:

• Wat voor bedrijf zijn jullie? Wat is jullie cultuur?
• Hoe ziet een typische werkdag eruit voor deze functie?
• Welke uitdagingen spelen er op de werkvloer?
• Wat voor persoon past het beste bij jullie team?
• Wat zijn de verwachtingen op korte en lange termijn?

Dit gesprek duurt vaak één tot twee uur. Een recruiter die minder tijd neemt, begrijpt je organisatie niet goed genoeg om de juiste match te maken.

Actief zoeken en netwerken

Na het intakegesprek gaat het bureau aan de slag. Dit gebeurt via meerdere kanalen:

Eigen netwerk: Specialisten zitten in het netwerk van het bureau en zijn niet actief op zoek maar wel open voor de juiste kans.

Gerichte campagnes: Via LinkedIn, branchespecifieke platforms en advertenties worden passieve kandidaten bereikt.

Database: Bureaus hebben vaak een database met kandidaten die zich eerder hebben aangemeld.

Headhunting: Voor senior functies wordt er actief gezocht bij concurrenten of vergelijkbare bedrijven.

Screening en selectie

Niet elke kandidaat die reageert wordt doorgestuurd. Een goed bureau screent grondig:

Telefonische intake: Een eerste kennismaking om motivatie, salarisverwachtingen en beschikbaarheid te checken.

Vaardigheden toetsen: Heeft de kandidaat de juiste ervaring? Kent hij de systemen? Heeft hij de juiste certificaten (heftruck, VCA)?

Cultuurfit: Past deze persoon bij de cultuur van jouw organisatie? Is het karakter passend?

Referenties: Bij relevante kandidaten worden soms referenties gecontroleerd.

Presentatie en begeleiding

Als het bureau overtuigd is van een kandidaat, wordt deze voorgesteld. Dit gebeurt met een uitgebreide toelichting waarin het bureau uitlegt waarom deze persoon past.

Tijdens het sollicitatietraject begeleidt het bureau beide partijen. Ze bereiden de kandidaat voor op gesprekken, geven feedback na afloop en helpen bij het afstemmen van verwachtingen.

Nazorg en garantie

Na de start blijft een goed bureau betrokken. Ze checken tijdens de proeftijd hoe de onboarding verloopt. Klopt het plaatje? Zijn er nog vragen? Dit voorkomt dat het fout gaat.

Bijna alle bureaus bieden een garantieperiode. Als de kandidaat binnen drie tot zes maanden vertrekt, zoeken ze zonder extra kosten naar een vervanger.

Waar moet je op letten bij de keuze voor een recruitmentbureau?

Specialisatie in logistiek en supply chain

Kies geen algemeen bureau dat van alles doet. Een gespecialiseerd bureau voor logistiek en supply chain begrijpt de sector. Ze kennen de functiegroepen in de CAO Transport en Logistiek, weten wat marktconforme salarissen zijn en begrijpen de uitdagingen waar je tegenaan loopt.

Vraag bij een eerste kennismaking:

• Hoeveel procent van jullie plaatsingen is binnen logistiek?
• Welke functies vullen jullie het meest in?
• Kennen jullie de CAO Transport en Logistiek?
• Welke klanten hebben jullie in logistiek?

Track record en referenties

Een bureau met ervaring heeft bewezen resultaten. Vraag naar:

• Hoeveel plaatsingen doen jullie per maand of jaar?
• Wat is jullie gemiddelde time-to-hire?
• Hoeveel procent van jullie voorgestelde kandidaten gaat op gesprek?
• Wat is jullie offer acceptance rate?
• Kunnen jullie referenties geven van vergelijkbare bedrijven?

Een bureau dat transparant is over deze cijfers, heeft vertrouwen in hun aanpak.

Werkwijze en houding

Hoe werkt het bureau? Enkele signalen dat je met een goede partner te maken hebt:

Ze stellen vragen: Een goed bureau wil je organisatie door en door begrijpen voordat ze aan de slag gaan.

Ze zijn eerlijk: Als je verwachtingen niet realistisch zijn, zeggen ze dat. Ze verkopen geen dromen maar brengen duidelijkheid.

Ze denken mee: Ze adviseren je over salaris, functie-eisen en arbeidsmarkt. Ze zijn partner, niet alleen leverancier.

Ze nemen eigenaarschap: Ze voelen zich verantwoordelijk voor het hele proces, niet alleen voor het leveren van cv’s.

Kosten en voorwaarden

Recruitmentbureaus werken meestal met:

No cure, no pay: Je betaalt alleen bij succes. De meest voorkomende vorm.

Percentage van jaarsalaris: Meestal 15 tot 25 procent van het bruto jaarsalaris. Voor een teamleider met een jaarsalaris van 40.000 euro betaal je dus 6.000 tot 10.000 euro.

Vaste fee: Soms wordt er per vacature een vast bedrag afgesproken, onafhankelijk van het salaris.

Garantieperiode: Check hoe lang de garantie geldt. Meestal drie tot zes maanden. Als de kandidaat binnen die periode vertrekt, zoekt het bureau gratis een vervanger.

Vraag altijd:

• Wat zijn de exacte kosten?
• Wanneer betaal ik?
• Wat gebeurt er als de kandidaat binnen de proeftijd vertrekt?
• Zijn er extra kosten (advertenties, screening)?

Communicatie en bereikbaarheid

Je wilt een bureau dat snel reageert, helder communiceert en bereikbaar is. Signalen van goede communicatie:

• Ze reageren binnen 24 uur op je vragen
• Ze geven proactief updates over de voortgang
• Ze zijn eerlijk over uitdagingen of vertragingen
• Ze zijn telefonisch of per mail goed bereikbaar

Hoe bereid je je voor op samenwerking met een recruitmentbureau?

Maak een heldere functiebeschrijving

Een recruiter kan alleen de juiste kandidaat vinden als je weet wat je zoekt. Maak een document met:

Functietitel en functiegroep: Magazijnmedewerker (functiegroep C), teamleider warehouse (functiegroep E), warehouse manager (functiegroep G).

Kerntaken: Wat doet deze persoon dagelijks? Wat zijn de prioriteiten?

Vereiste vaardigheden: Welke technische kennis is nodig? WMS, heftruck, planning software?

Ervaring: Hoeveel jaar ervaring is minimaal nodig? In welke type organisaties?

Opleidingseisen: MBO niveau 3 of 4? Specifieke certificaten?

Competenties: Leiderschapskwaliteiten, communicatieve vaardigheden, probleemoplossend vermogen?

Wees realistisch over salaris

De arbeidsmarkt voor logistiek is krap. Het CAO-minimum is vaak niet genoeg om talent aan te trekken. Vraag het bureau om advies over marktconforme salarissen voor jouw regio en functie.

Een teamleider warehouse verdient gemiddeld tussen 3.500 en 3.900 euro per maand, afhankelijk van ervaring en regio. Als je 3.200 biedt, wordt het lastig.

Geef toegang tot je organisatie

Een recruiter kan alleen een goede match maken als hij je organisatie kent. Overweeg:

• Een rondleiding door het warehouse
• Een gesprek met het huidige team
• Inzicht in jullie cultuur en werkwijze
• Informatie over doorgroeimogelijkheden

Hoe meer het bureau weet, hoe beter de match.

Wees beschikbaar voor het proces

Recruitment vraagt betrokkenheid. Plan tijd in voor:

• Het intakegesprek (1-2 uur)
• Gesprekken met kandidaten (meestal 2-3 rondes)
• Feedback geven na elk gesprek
• Afstemming met het bureau

Als je weken niet beschikbaar bent, vertraagt het proces.

Veelgemaakte fouten bij het inschakelen van een recruitmentbureau

Te algemene briefing

“We zoeken een teamleider logistiek” is te vaag. Wat voor teamleider? Voor welk type warehouse? Met welke ervaring? In welke ploegendienst? Hoe groot is het team dat hij aanstuurt?

Een recruiter kan alleen goed werk leveren met een scherpe briefing.

Onrealistische verwachtingen

Je wilt een warehouse manager met tien jaar ervaring, HBO-opleiding, kennis van geautomatiseerde systemen en internationale ervaring. Voor 4.000 euro per maand. In een regio waar weinig logistieke bedrijven zitten.

Dat wordt lastig. Wees realistisch of pas je eisen aan.

Te veel bureaus tegelijk inschakelen

Sommige bedrijven schakelen vijf bureaus tegelijk in voor dezelfde vacature. Dit lijkt slim maar werkt averechts:

• Kandidaten krijgen dezelfde vacature via meerdere bureaus aangeboden, wat verwarrend is
• Bureaus investeren minder tijd omdat ze weten dat ze concurrentie hebben
• De kans op succes per bureau daalt

Kies één of twee specialistische bureaus en geef ze ruimte om te leveren.

Geen feedback geven

Als een bureau kandidaten voorstelt en je reageert niet of geeft geen onderbouwde feedback, kan het bureau niet bijsturen. Feedback is cruciaal voor het proces.

Na elk gesprek: geef duidelijk aan wat je vond, wat miste en wat beter kan.

Te snel oordelen

Sommige werkgevers vinden één klein detail en haken af. “Hij heeft geen ervaring met dit specifieke WMS-systeem.” Terwijl de kandidaat alle andere kwaliteiten heeft en WMS-systemen snel te leren zijn.

Wees kritisch, maar niet te streng. Perfect bestaat niet.

Hoe maximaliseer je de kans op succes?

Wees transparant over je organisatie

Verberg geen problemen. Als er hoog verloop is, zeg het. Als de werkdruk hoog is, benoem het. Een goed bureau kan hiermee omgaan en zorgt dat kandidaten weten waar ze aan beginnen. Verrassingen achteraf leiden tot vroegtijdig vertrek.

Betrek je team

Laat het team waarmee de nieuwe collega gaat werken betrokken zijn bij het proces. Dit verhoogt de kans op een goede match en zorgt voor draagvlak.

Investeer in onboarding

De beste match mislukt als de onboarding slecht is. Zorg voor:

• Een duidelijk inwerkplan
• Een mentor of buddy
• Regelmatige check-ins tijdens de eerste weken
• Duidelijke verwachtingen en doelen

Een goed recruitmentbureau checkt tijdens de proeftijd hoe het gaat. Gebruik die feedback.

Blijf communiceren met het bureau

Ook na de plaatsing: houd contact. Hoe loopt het? Zijn er bijzonderheden? Deze feedback helpt het bureau om bij volgende vacatures nog beter te leveren.

Alternatieven voor een recruitmentbureau

Zelf werven via job boards

Vacatures plaatsen op Indeed, Jobbird, Nationale Vacaturebank. Dit is goedkoper maar kost tijd. Je krijgt vaak reacties die niet relevant zijn.

Wanneer werkt dit?
Voor eenvoudige functies met aanbod, zoals magazijnmedewerkers of orderpickers in regio’s met kandidaten.

LinkedIn Recruiter

Met LinkedIn Recruiter kun je zelf actief zoeken naar kandidaten. Je hebt toegang tot een grote database en kunt mensen direct benaderen.

Wanneer werkt dit?
Als je intern recruitmentcapaciteit hebt en tijd kunt investeren in actief zoeken en benaderen.

Uitzendbureau met doorplaatsing

Een uitzendbureau levert een kandidaat die eerst op tijdelijke basis werkt. Na een proefperiode kan je deze persoon in dienst nemen.

Wanneer werkt dit?
Als je de kandidaat eerst wilt testen voordat je een vast contract aanbiedt. Let op: dit duurt langer en kan duurder uitpakken.

Interne doorstroom

Kijk eerst binnen je eigen organisatie. Is er een magazijnmedewerker die teamleider kan worden? Een teamleider die warehouse manager kan worden?

Wanneer werkt dit?
Als je investeert in ontwikkeling en medewerkers wilt laten doorgroeien. Dit verhoogt loyaliteit en motivatie.

Wat maakt Lupo anders als recruitmentpartner?

Bij Lupo kiezen we bewust voor kwaliteit boven kwantiteit. We doen gemiddeld 1,5 tot 2 plaatsingen per maand. Niet meer. Waarom? Omdat de juiste match tijd kost. Omdat we geen cv-fabriek zijn maar een partner die meedenkt.

Eigenaarschap: we nemen het proces op ons

Als jouw vacature lastig te vervullen is, zeggen we dat niet alleen, we bedenken een oplossing. Als een kandidaat twijfelt, gaan we het gesprek aan. We handelen alsof het onze eigen organisatie is. Scherp, betrokken en oplossingsgericht.

Wederkerigheid: win-win-win

De kandidaat moet blij zijn met de stap. Jij moet blij zijn met de versterking. En wij willen dat het blijft werken, ook na de handtekening. We bouwen aan duurzame relaties gebaseerd op vertrouwen, respect en gedeeld succes.

Luisterkracht: eerst begrijpen, dan handelen

We luisteren eerst, dan spreken. Welke uitdagingen spelen er op de werkvloer? Wat voor persoon past bij je cultuur? Wat zijn de verwachtingen? Door te luisteren kunnen we gerichte, eerlijke en passende oplossingen bieden.

Onze resultaten spreken

95 procent zegt ja: Onze offer acceptance rate is 95 procent. Als we een aanbod begeleiden, wordt het bijna altijd een ja. Omdat de match klopt en beide partijen weten waar ze aan beginnen.

82 procent gaat op eerste gesprek: Van alle kandidaten die we voorstellen, gaat 82 procent op gesprek bij de opdrachtgever. Waarom? Omdat we scherp selecteren.

Zes weken gemiddeld: Van eerste gesprek tot getekend contract hebben we gemiddeld zes weken nodig. Niet omdat we langzaam zijn, maar omdat we weten waar we moeten zijn en hoe we daar komen.

No cure, no pay

Jij investeert pas als wij leveren. Geen risico, wel resultaat. Zo simpel is het.

Klaar om samen te werken?

Je weet nu hoe je een recruitmentbureau voor logistiek kunt inschakelen. Je begrijpt waar je op moet letten, welke vragen je moet stellen en hoe je het proces maximaliseert.

De keuze voor het juiste bureau maakt het verschil tussen maanden zoeken zonder resultaat en binnen weken de perfecte collega vinden. Een bureau dat begrijpt wat je nodig hebt, dat meedenkt en dat duurzame matches maakt.

Heb je een vacature die ingevuld moet worden? Een functie waar je al weken naar zoekt zonder resultaat? Of wil je gewoon weten hoe wij kunnen helpen?

We denken graag met je mee. Geen verplichtingen, geen verkooppraatjes. Gewoon een goed gesprek over jouw uitdagingen en hoe we je kunnen ondersteunen.

Neem contact met ons op. Je hoort binnen 24 uur van ons.

Lupo doet goed.

Veelgestelde vragen

Wat kost een recruitmentbureau voor logistieke functies?
De meeste bureaus werken met no cure, no pay en rekenen 15 tot 25 procent van het bruto jaarsalaris bij een succesvolle plaatsing. Voor een teamleider met een jaarsalaris van 40.000 euro betaal je dus ongeveer 6.000 tot 10.000 euro. Dit lijkt veel, maar bedenk hoeveel tijd en geld je bespaart door niet zelf te hoeven zoeken.

Hoe lang duurt het voordat ik kandidaten zie?
Bij een gespecialiseerd bureau met een goed netwerk kun je binnen één tot twee weken de eerste kandidaten verwachten. Voor specifieke of schaarse profielen kan dit langer duren, soms drie tot vier weken. De totale time-to-hire ligt gemiddeld tussen de vier en acht weken.

Wat gebeurt er als de kandidaat binnen de proeftijd vertrekt?
De meeste bureaus bieden een garantieperiode van drie tot zes maanden. Als de kandidaat binnen deze periode vertrekt, zoekt het bureau kosteloos naar een vervanger. Check dit altijd vooraf in de overeenkomst.

Moet ik meerdere bureaus inschakelen voor één vacature?
Dit is niet aan te raden. Als je meerdere bureaus tegelijk inschakelt voor dezelfde vacature, leidt dit tot verwarring bij kandidaten en verminderde inzet van de bureaus. Kies liever één of twee specialistische bureaus en geef ze ruimte om te leveren.

Hoe weet ik of een recruitmentbureau gespecialiseerd is in logistiek?
Vraag naar hun track record binnen de sector. Hoeveel procent van hun plaatsingen is binnen logistiek en supply chain? Welke type functies vullen ze in? Kennen ze de CAO Transport en Logistiek? Kunnen ze marktconforme salarissen benoemen voor verschillende functiegroepen? Een gespecialiseerd bureau kan dit allemaal direct beantwoorden.

Kan ik een recruitmentbureau ook inschakelen voor tijdelijke functies?
De meeste recruitment partners focussen op vaste plaatsingen. Voor tijdelijke functies kun je beter bij een uitzendbureau terecht. Sommige bureaus bieden wel de optie van detachering, waarbij een kandidaat tijdelijk bij je werkt met optie tot overname.

Wat als ik geen budget heb voor een recruitmentbureau?
Overweeg dan alternatieven zoals zelf werven via job boards, LinkedIn Recruiter of interne doorstroom. Bedenk wel dat zelf werven tijd kost en dat de kosten van een langdurig openstaande vacature vaak hoger zijn dan de fee van een bureau.